ABACUS-Branchenlösung für den Buchvertrieb
Durchgängige Prozesse im Buchvertrieb
Die Buch-Vertriebs-GmbH (BVG) beliefert Detailhandelsunternehmen wie Coop, Migros, Manor und Carrefour sowie Poststellen mit Büchern, Ständern und Displays. Der gesamte Warenbestell- und Lieferprozess basiert auf dem Konzept des "Rack-Jobbing". Dabei stellen die Detaillisten Dienstleistern wie der BVG Verkaufsflächen zur Verfügung, die sie in eigener Regie bewirtschaften. Vor rund zehn Jahren hat die BVG mit Hilfe der All Consulting begonnen diese Prozesse zu optimieren und alle Applikationen an die bereits vorhandene ABACUS-Lösung anzubinden.
Die Verkaufsförderungsmethode "Rack-Jobbing" vereinfacht den Bestell- und Bewirtschaftsaufwand an den Verkaufspunkten.
Zudem bietet sie dem Detailhändler die Flexibilität, nicht verkaufte Produkte wie im Fall der BVG ein Buch jederzeit zurückzugeben. Der Detaillist und ein Aussendienstmitarbeiter der BVG bestimmen regelmässig die Sortimentsauswahl. Dazu wird jeweils ein Bestellhandbuch ausgedruckt, in dem alle Produkte mit Barcode erfasst sind. Der Aussendienstmitarbeiter der BVG liest direkt vor Ort die Produkte und Mengen mit einem MDELaserscanner ein. Zurück im Büro wird die Bestellung elektronisch ins Backoffice übermittelt, wo der Auftrag weiterverarbeitet wird.
Implementierte Lösung
Externe Auftragserfassung
Rack-Jobbing bedeutet, dass ein Mitarbeiter im Aussendienst direkt zum Kunden geht und selbstständig die Regale vor Ort wieder auffüllt.
Dabei erfasst er mit einem MDE-Gerät die Produkte, indem er die Barcodes mit dem Laserscanner ausliest.
Die Aufträge werden danach via E-Mail nach Wollerau übermittelt, wo die Aufträge - durch einen Konverter verdichtet - in die ABACUS-Software eingelesen werden. Bei diesem Vorgang werden Rüstscheine für jedes Lager gedruckt. Die Rüstscheine werden an die Mitarbeiter der einzelnen Lagerorte weitergeleitet. Aufgrund der Auftragsnummer werden die Etiketten gedruckt, die danach auf die Bücher geklebt werden. Pro Jahr werden rund drei Millionen Etiketten gedruckt.
Interne Auftragserfassung
Die Dokumente wie Rüstschein, Lieferschein und Rechnung sowie die Buchetiketten werden für jeden Benutzer an einem dem Arbeitsplatz nahen Drucker ausgedruckt. So können Mitarbeiter der beiden Lager genau diejenigen Dokumente abrufen, die für ihren Lagerplatz vorgesehen sind, obwohl die Positionen der unterschiedlichen Lager auf einem gemeinsamen Auftrag sind.
Reservationssystem
Ein von All Consulting entwickeltes Programm ermöglicht es, dass in einer Access- Datenbank - für einzelne Kunden oder ganze Kundengruppen - so genannte Reservationen vorerfasst werden können. Damit lässt sich ein bestimmter Artikel so kennzeichnen, dass er beim Einlesen des nächsten Auftrags automatisch an den aktuellen Auftrag angefügt wird. Dank der Lösung kann also an eine ganze Kundengruppe - zum Beispiel alle Schweizer Postfilialen - ein Buch zugeteilt werden.
Retouren
Der Rücklauf von Büchern ist in der Regel meistens sehr gross. Alle Bücher, die nicht mehr aktuell sind, oder Ladenhüter, werden von den Kunden retourniert. Für jedes Buch muss dem Kunden eine Gutschrift gemacht werden, die den zuvor gültigen Preis sowie den EAN-Code und die Artikelnummer beinhaltet. Da der Büchermarkt sehr dynamisch ist, verändern sich sowohl die Preise als auch die EAN-Codes des Lieferanten sehr rasch. Damit die Rückverfolgung auf den ursprünglichen Verkaufsauftrag sichergestellt ist, sind im Barcode alle entsprechenden Informationen verschlüsselt. Bis Mitte des letzten Jahres wurden die Gutschriften manuell erstellt. Das neu implementierte Retourenprogramm erlaubt es nun, die Bücher elektronisch zu scannen und daraus dann automatisch in der ABACUS-Auftragsbearbeitung die Gutschriften zu erstellen.
EDI (Electronic Data Interchange)
Bei den Detaillisten und der Schweizer Post werden die Aufträge papierlos übermittelt. Online übertragen werden die Auftragsbestätigung, die Lieferavisierung sowie die Rechnung. Seit Ende 2006 werden die Rechnungen zudem signiert und archiviert. Die elektronischen Rechnungen sind somit revisionstauglich.
Eingesetzte Applikationen und Mengengerüst
ABACUS Version 2006
- Finanzbuchhaltung 1 Benutzer
- Debitorenbuchhaltung 4 Benutzer
- Kreditorenbuchhaltung 4 Benutzer
- Lohnbuchhaltung 1 Benutzer
- Adressverwaltung 4 Benutzer
- Auftragsbearbeitung 16 Benutzer
- AbaView Report Writer 16 Benutzer
- Datenvolumen 15 GByte
- Anzahl Kunden 5'000
- Anzahl Produkte 11'000
- Anzahl Aufträge 2006 19'000
- Anzahl Position 2006 830'000
- Grösster Auftrag 2006 12'000 Positionen
Gute Zusammenarbeit
BVG ist ein gutes Beispiel für die Flexibilität der ABACUS-Software im Einsatz bei einem innovativen KMU.
"Das System ist über die Jahre hinweg gewachsen. Heute sind wir soweit, dass wir alle Prozesse optimiert und praktisch keine Schnittstellenprobleme haben", beschreibt Egli das Projekt. Seit Übernahme des Projektes vor rund zehn Jahren hat All Consulting das Wachstum und den Umzug der Firma BVG begleitet. Dabei wurde die ABACUS-Software laufend an die neuen und komplexen Anforderungen der BVG angepasst. "Wir sind mit den Dienstleistungen der All Consulting sehr zufrieden. Auch für Sonderwünsche wurden kompetente Lösungen entwickelt und Antworten wurden nie auf die lange Bank geschoben", beschreibt Herr Schupp, Geschäftsführer der BVG die Zusammenarbeit mit All Consulting. Ein Blick auf die Buch-Vertriebs-GmbH genügt, um den Erfolg des neuen Geschäftsmodells zu belegen: Der grösste Schweizer "Rack-Jobber" für Bücher hat sich vom Familienunternehmen zum internationalen Buchdienstleister gewandelt und expandiert derzeit erfolgreich in den gesamten deutschsprachigen Raum.
